Agence Antananarivo

CHARGÉ ARCHIVAGE ET SUPPORT ADMINISTRATIF (H/F)

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Détail de l'offre

Entité : AFG BANK MADAGASCAR Responsable hiérarchique : Département des Moyens Généraux
Localisation du Poste : Antananarivo, Madagascar
Dans le cadre de sa forte croissance, AFG BANK MADAGASCAR recrute un Chargé Archivage et Support Administratif (H/F).
Placé(e) sous la responsabilité du Chef de Département Achats et Moyens Généraux, le Chargé Archivage et Support Administratif a pour missions principales d’accompagner la transformation documentaire et d’assurer la gestion, la sécurisation et l’optimisation du système d’archivage physique et numérique de l’ensemble des Directions, tout en garantissant la confidentialité, la traçabilité et la disponibilité des informations conformément aux exigences réglementaires. Le titulaire du poste apporte également un appui administratif et organisationnel aux Fonctions Support et au Secrétaire Général afin de faciliter la coordination des activités transversales.

MISSIONS PRINCIPALES :
1. Concevoir et structurer le système global d’archivage (physique et numérique).
2. Conservation et sécurité des documents :
• Assurer la conservation à long terme des documents sensibles ou à valeur probante (documents juridiques, pièces comptables, dossiers de crédit, registres réglementaires, etc.).
• Garantir la confidentialité et la protection des données conformément aux exigences réglementaires (notamment celles la CMIL (Commission Malagasy de l’informatique et de Libertés) ou du Délégué à la Protection des Données à Caractère Personnel).
• Contrôler les conditions de conservation (température, humidité, accès restreint, etc.).
3. Communication et accès à l’information :
• Répondre aux demandes internes d’accès aux documents archivés par les fonctions contrôle.
• Mettre à disposition les documents demandés dans les délais fixés, en respectant les règles de confidentialité.
• Tenir un registre des consultations et mouvements d’archives.
4. Gestion du cycle de vie documentaire :
• Identifier les durées légales de conservation selon la nature des documents (fiscale, comptable, contractuelle, réglementaire, etc.).
• Préparer les éliminations ou destructions des documents échus, en respectant les procédures internes et réglementaires.
• Assurer le transfert des archives définitives aux archives centrales ou nationales si applicable.
5. Participation à la numérisation et à la dématérialisation :
• Coordonner le déploiement opérationnel de la GED en liaison avec toutes les parties prenantes internes et Groupe
• Collaborer à la mise en œuvre de la dématérialisation des documents et à la gestion électronique des documents (GED).

• Veiller à la conformité des versions numériques avec les originaux (intégrité, traçabilité, valeur légale).
6. Appui réglementaire et audit :
• Soutenir les équipes des fonctions de contrôle en fournissant les documents justificatifs.
• Contribuer à la mise à jour de la politique d’archivage et du calendrier de conservation.
• Participer à la sensibilisation du personnel sur la bonne gestion documentaire.
7. Accompagner les Directions dans la mise en œuvre des bonnes pratiques d’archivage.
8. Garantir la confidentialité, la traçabilité et la disponibilité des informations.
9. Missions de support administratif :
✓  Assurer la coordination des activités transversales entre les différents services Support.
✓ Centraliser et suivre les demandes et projets émanant des Métiers Support.
✓ Participer à l’organisation des réunions, élaboration de l’agenda, rédaction et diffusion des comptes rendus.
✓ Assurer la préparation et le suivi des dossiers administratifs, plannings et tableaux de bord.
✓ Faciliter la communication interne et le partage d’informations entre les fonctions Support et les autres directions.
✓ Contribuer à la mise en œuvre des projets d’amélioration des processus internes des fonctions Support.
✓ Assurer le soutien administratif au Secrétaire Général : agenda, correspondances, réunions, suivi des actions.

PROFIL REQUIS :

• Bac+3 minimum en Gestion administrative ou autre domaine équivalent
• Bonnes compétences organisationnelles et de planification
• Rigueur, autonomie et sens des responsabilités
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire
• Capacités relationnelles et esprit de coordination
• Capacité à gérer plusieurs priorités et projets simultanément
• Rigueur, méthode et sens de la confidentialité
• Organisation, autonomie et sens des priorités
• Esprit collaboratif et sens du service
• Bonne communication et adaptabilité